В личном общении с близкими можно проявлять себя как пожелаешь, ориентируясь на общечеловеческие правила этикета. Однако произвести благоприятное впечатление на клиентов и деловых партнеров поможет знание и соблюдение правил бизнес коммуникаций. И взаимный интерес могут породить или нарушить даже незначительные мелочи.
Возьмем простую переписку по e-mail. Одно из незыблемых правил: не оставлять пустым поле «Тема». И дело не только в том, что ваше послание может быть сразу отправлено в корзину, и все усилия пойдут прахом. Двадцать писем — привычный однодневной трафик в почте менеджера, а у владельцев бизнеса этот объем порой зашкаливает за пару сотен. Указание темы демонстрирует уважение к рабочему времени адресата, помогает ему оценить содержание писем, оперативно распределив приоритетность прочтения. Впоследствии нужное письмо легко отыскать в потоке входящей почты.
Обращая внимание на такую, казалось бы, незначительную деталь, как оформление подписи, можно усилить позитивный имидж компании. Это не просто хороший тон, но и показатель внимания руководства к деталям и тонкостям. Кроме того, исчерпывающие контактные данные в переписке помогут связаться оперативно, что может стать решающим фактором для успешности решения вопроса.
Если письмо написано для нескольких человек, нужно определиться, чьи адреса указывать в строке «кому», кого поставить в «копию», а кого, быть может, стоит оставить незамеченным, отправив в поле «скрытая копия». Таким образом, отправитель показывает, от кого он ждет ответа, а кого лишь ставит в известность.
Недопустимо делать рассылку, ставя в копию через запятую адреса конкурентов или людей, не знающих друг друга — это будет нарушением privacy — политики конфиденциальности, да и просто неаккуратным поступком. При необходимости сделать массовую рассылку, письмо нужно адресовать самому себе, всех получателей поставив в «скрытую копию».
Интернет, в отличие от телефонных звонков, удобен своей ненавязчивостью и возможностью дозированной подачи. Как радио: не нравится песня — переключись на другую волну.