Удаленная работа. Как организовать
Подписывайтесь и будьте в курсе последних новостей, и иновационных открытий
Благодаря развитию коммуникационных технологий, для любой коммерческой компании создаются новые и менее затратные условия организации работы. В последнее время в этом направлении отмечается два тренда: выполнение многих процессов с помощью ботов и ведение бизнеса с использованием удаленной работы сотрудников.
Многие предприниматели считают, что за этим будущее. Действительно, сегодня мы видим, как с каждым годом появляются новые программы и сервисы, которые берут на себя всю рутинную работу, оставляя человеку лишь творческие процессы. Компаниям становится гораздо выгоднее иметь в штате удаленных сотрудников, организовывая работу буквально без офиса.
Если для автоматизации бизнес-процессов достаточно установить и настроить необходимые сервисы (мы об этом уже писали), что же нужно сделать владельцу бизнеса, чтобы правильно организовать для своих сотрудников работу по удаленке? Давайте попробуем разобраться.
Виртуальный офис
Создавая условия работы сотрудников на удаленке, первым делом нужно убедиться в том, чтобы у него был полноценный доступ в интернет. Обеспечение бесперебойной связи является основным условиям для работы вне офиса. Ведь работник должен быть на связи также 8 рабочих часов, а иногда даже больше.
Именно интернет становится рабочей средой – виртуальным офисом, в котором сотрудники общаются друг с другом, выполняются проекты, закрываются сделки, а руководители осуществляют контроль их работы. При этом сотрудники могут работать где угодно, из любой точки мира.
512 Кбит/с – небольшая скорость соединения, но ее будет вполне достаточно, чтобы пользоваться виртуальной АТС и другими облачными сервисами, которые понадобятся для работы.
Звонки клиентам
Как известно, без телефонии продажи невозможны. Поэтому второе средство, которое понадобится сотрудникам, трудящимся на удаленке, – это виртуальная АТС. В этом случае такой вид связи наиболее подходящий, потому что позволит бизнесу полностью отвязаться от офиса. Что как раз и требуется. Подключив виртуальную АТС, сотрудник, находясь в одной части страны, сможет спокойно общаться с клиентами из другого города или региона.
При входящем звонке на телефоне у покупателя определится единый номер компании. Каждый входящий и исходящий вызов фиксируется в виртуальной АТС. При этом руководителю будет довольно просто контролировать работу сотрудников из веб-интерфейса сервиса. В любой момент он сможет прослушать запись переговоров.
Сотрудник на удаленке, который для звонков использует в своей работе виртуальную АТС, может пользоваться как обычным телефоном, так и софтфоном. Более того, на его рабочем месте появится АТС со всеми необходимыми функциями для выполнения обзвона клиентской базы или приема входящих вызовов от потенциальных покупателей.
Управление задачами
Третий инструмент любого удаленщика это, конечно же, облачные программы для управления задачами. Сотруднику в таких условиях просто необходимо установить на свой компьютер сервисы, обеспечивающие в режиме онлайн учет сделок, контроль выполнения работы, отчетность, а также обмен и хранение файлов.
- Для управления проектами и задачами подойдет Мегаплан, Bitrix24 или самая простая программа Trello.
- Для управления продажами – amoCRM.
- Для обмена файлами и работы с документами – Google Диск, Облако Mail.ru, Яндекс.Диск или Dropbox.
Общение с коллегами
Сотрудники, работающие удаленно, имеют ограниченное количество каналов связи со своими коллегами. Поэтому необходимо создать для них условия для полноценного общения. Например, корпоративный чат, в котором все бы могли знать, кто и чем занимается в данный момент, получить необходимую информацию или комментарий, в общем решать любой вопрос, точно также, как если бы они находились в офисе.
В этом плане мессенджеры помогут держать в необходимом темпе всю систему корпоративного взаимодействия. Например, Skype, Telegram, Slack или WhatsApp. Также общаться можно прямо из софтфона виртуальной АТС. В нем имеется возможность открывать полноценный корпоративный чат для переписки.
Ежедневные планерки
Когда сотрудник работает на удаленке, ему сложно чувствовать сплоченность со всем коллективом. И это сильно мешает достигать желаемых результатов в работе особенно тогда, когда необходимо выполнять большой проект. Для того, чтобы это исправить, можно проводить ежедневные созвоны, например, по Skype, и устраивать что-то вроде планерок.
Также такие созвоны можно делать и с помощью виртуальной АТС, создавая конференцсвязь. В этом случае, все звонки будут записываться, и на их основе можно даже будет создавать протоколы таких телефонных переговоров. Это позволит избежать недопонимания, выстроить четкую систему ежедневной отчетности, а также укрепить командную работу.
Работа по расписанию
Если сотрудники компании работают из городов, находящихся в разных часовых поясах, то также с помощью виртуальной АТС каждому работнику можно настроить свое расписание приема входящих вызовов. Это позволит избежать звонков в неподходящие часы, когда у работника закончен рабочий день.
Контроль действий
Следить за работой удаленных сотрудников лучше несколькими инструментами. Все зависит от специфики бизнеса и задач:
· Контроль звонков. В этом поможет виртуальная АТС, в которой записываются все звонки, видна активность сотрудника по входящим, исходящим и неотвеченным вызовам. Также в меню сервиса можно видеть длительность разговора по каждому вызову.
· Контроль продаж. Для этого хорошо подойдет amoCRM. В сервисе по каждому обращению клиента создается задача-сделка, которая автоматически продвигается по воронке продаж. С amoCRM руководителю будет легко отследить, как сотрудник ведет каждого клиента.
· Контроль выполнения задач. Здесь лучше всего использовать такие сервисы, как Bitrix24 или Trello, которые показывают в онлайн-режиме все задачи и проекты, последовательность их реализации и степень завершенности.
В вопросе контроля работы самое главное – это не перестараться с управлением. Постоянные проверки и наблюдения могут существенно снизить продуктивность работы. Поэтому во многих случаях необходимо давать свободу, чтобы у сотрудников было как можно меньше стрессовых ситуаций.
Единая платформа
Иногда не очень удобно пользоваться несколькими сервисами сразу: данные не синхронизируются, чтобы их везде внести, приходится повторно набирать, а это отнимает много времени. К тому же, все это может привести к путанице и потере данных.
Проблему можно решить с помощью интеграции. Например, можно объединить друг с другом виртуальную АТС и amoCRM. В CRM-системе появится возможность звонить клиенту прямо из интерфейса, автоматически открывать карточку при звонке и многое другое.
Корпоративный блог
Ведение корпоративного блога, безусловно, не главное при организации удаленной работы сотрудников, но он поможет улучшить коммуникации внутри коллектива и сплотить их вместе. Сотрудники будут в курсе всех событий, которые происходят в компании, у них будет возможность узнавать подробности каких-либо мероприятий. В качестве площадки для блога можно использовать как облачные сервисы, например, Bitrix24 или Trello, так и соцсети.
Организовать работу сотрудников по удаленке не так сложно, если для этого использовать современные облачные сервисы. Чтобы проверить все на практике, можно для начала бесплатно подключить виртуальную АТС на тестовый период.
Подписывайтесь и будьте в курсе последних новостей, и иновационных открытий
Рекомендуем
