Софтфон или IP-телефон. Что лучше
Подписывайтесь и будьте в курсе последних новостей, и иновационных открытий
Для общения с клиентами лучше использовать те коммуникационные средства, которые будут максимально удобными и в тоже время функциональными. Пользователи виртуальной АТС в выборе таких средств практически неограниченны. Но чаще всего для телефонных звонков они подключают именно IP-телефон и софтфон.
В этой статье мы попытались наглядно сравнить возможности двух популярных средств связи пользователей виртуальной АТС и понять, в чем плюсы и минусы каждого из них.
Что такое софтфон
Софтфон или коммуникатор, именно так называют компьютерную программу, которая позволяет звонить прямо с ПК или ноутбука. Чтобы полноценно обслуживать телефонные звонки, пользователю понадобится всего лишь три вещи: компьютер, доступ в интернет и гарнитура.
Как подключить и настроить софтфон
Чтобы установить софтфон на своем компьютере в ОС Windows, его необходимо скачать и затем установить точно также, как и любую другую программу. При регистрации в виртуальной АТС Гравител на электронную почту придет e-mail со ссылкой на скачивание софтфона.
В конце установки программы откроется окно, в котором необходимо указать имя пользователя и пароль: такие же, как и для входа в виртуальную АТС.
После установки программы, она автоматически загрузится, и пользователю останется лишь нажать кнопку “Войти”, чтобы начать обслуживать звонки.
Что может софтфон
По своей сути, софтфон – это навороченный мессенджер. Кроме опций для текстового общения, в нем собран весь функционал офисного телефона.
В софтфоне Гравител имеется 14 полезных функций, которые часто используются в работе практически каждого менеджера. Среди них:
1) Выполнение звонков. Звонить можно прямо из интерфейса программы на любые телефонные номера, в том числе и на мобильные телефоны.
2) Список контактов. При открытии софтфона сразу же появляется меню со списком внешних и внутренних контактов. Здесь же вносятся данные новых контактов, просматривается лента недавних звонков или организуется аудиоконференция.
3) Внутренние общение сотрудников. Внутри компании сотрудники могут свободно и бесплатно звонить друг другу и общаться в чатах.
4) Записная книжка. В электронной записной книжке софтфона можно просмотреть данные по каждому контакту: имя клиента, номер его телефона и адрес электронной почты.
5) Внутренний чат. Сотрудники могут отсылать текстовые сообщение друг другу во внутреннем чате. При этом количество его участников не ограничивается.
6) Конференц-чат. Отличается от предыдущей функции тем, что позволяет в едином чате общаться еще и внешним контактам, которые также общаются через IP-телефонию.
7) Аудиоконференция. Через софтфон можно организовать аудиоконференцию с сотрудниками, партнерами или клиентами. Для этого нужно нажать на кнопку “Конференция”, добавить участников, внести тему и описание, выбрать модератора и установить время проведения мероприятия, то есть все делается также, как и при организации любой конференции.
8) Удержание вызова. В софтфоне, как и на любом офисном телефоне, вызов также ставится на удержание. Во время этого пользователь может кому-нибудь позвонить, отправить сообщение или переключить абонента на другого сотрудника.
9) Перевод и перехват звонка. Такие функции также доступны пользователям софтфона. Перевести или перехватить можно любой входящий звонок. Все делается буквально по одному клику.
10) Отправка SMS. Софтфон позволяет отправлять SMS-сообщения на мобильный телефон клиента. Это очень удобно, если требуется передать покупателю важную информацию по сделке или контактные данные.
11) Отправка факсов. Хоть и факсами уже почти никто не пользуется, все-таки софтфон позволяет отправлять на факс клиентов факсимильное сообщение. Причем в софтфон оно загружается в виде файла форматов pdf, tif; tiff, jpg, jpeg или png.
13) История и статистика звонков. В интерфейсе софтфона записывается и хранится история и статистика по исходящим, входящим и неотвеченным вызовам.
14) Световой индикатор присутствия или BLF. В меню контактов пользователь может отслеживать, кто из коллег на месте: кружок зеленого цвета будет означать, что сотрудник присутствует на рабочем месте, желтого цвета – отсутствует, серого цвета – не включил программу (возможно, его нет на работе).
Что такое IP-телефон
IP-телефон или VoIP-телефон – работает практически также, как и обычный офисный телефонный аппарат, только телефонная связь между абонентами обеспечивается с помощью интернет-соединения. Для обслуживания телефонных звонков на IP-телефоне понадобится Ethernet-кабель (он соединяет устройство с интернетом) и компьютер для того, чтобы настроить аппарат.
Как подключить и настроить IP-телефон
После подключения IP-телефона к сети необходимо зайти в веб-интерфейс устройства через компьютер. Для этого в поисковой строке браузера вводится IP-адрес телефона, а затем логин и пароль.
Далее, чтобы настроить аппарат, можно следовать инструкции по эксплуатации или обратиться к техническим специалистам. Иногда подключение и настройка IP-телефона требует помощи специалиста. Все зависит от модели устройства и IT-инфраструктуры компании.
Пользователи виртуальной АТС Гравител всегда могут обратиться в техподдержку компании за помощью в установке IP-телефона.
Что может IP-телефон
По сравнению с обычным офисным телефоном у IP-телефона гораздо больше опций. Рассмотрим, к примеру, возможности VoIP-телефона Yealink N21 E2, который наиболее часто используется для работы в офисах.
1) История звонков. На экране телефона можно просматривать историю входящих, исходящих и пропущенных вызовов. Чтобы изучить детали каждого вызова (имя абонента, его номер и время звонка) необходимо перейти в подменю.
2) Отправка текстовых сообщений. С IP-телефона отправляются текстовые сообщения коллегам. Правда, набирать текст на телефонной клавиатуре не очень удобно.
3) Переадресация вызова. На устройстве переадресация вызовов настраивается в трех вариантах: всегда, когда занято или когда нет ответа.
4) Черный список. При необходимости телефонный номер нежелательного абонента можно занести в черный список.
5) Записная книжка. Контакты также вносятся в память устройства, только делается это не так удобно и быстро, как на софтфоне.
6) Программируемые кнопки. Для быстрого набора в телефоне есть две программируемые кнопки. Например, нажав на одну из них устройство будет соединять с определенным коллегой или отделом. Через веб-интерфейс при желании каждой кнопки телефона можно задать другие значения, которые наиболее подходят пользователю.
7) Кнопки BLF. В IP-телефоне имеются две кнопки со световой индикацией BLF. Если их запрограммировать на быстрый набор телефонного номера коллег, то устройств будет отслеживать занятость их телефонной линий: зеленый цвет кнопки будет говорить о том, что линия свободна; красный – о том, что занята.
8) Автодозвон. Очень удобная функция, если необходимо до кого-нибудь дозвониться.
9) Загрузка мелодий. Через веб-интерфейс можно выбрать мелодии звонка или загрузить свою.
10) 2 SIP-аккаунта. Это позволяет на одном устройстве работать двум сотрудникам. Например, если у них посменный график работы.
11) 3-сторонняя конференция. IP-телефон позволяет проводить аудиоконференцию, но только с тремя пользователями.
Плюсы и минусы софтфона и IP-телефона
IP-телефон
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| 1. Не зависит от работы компьютера. 2. Для многих пользователей с помощью телефона обслуживать звонки привычнее. | 1. По сравнению с софтфоном имеет меньше функций. 2. Набирать сообщение или заносить данные контакта через клавиатуру телефона не очень удобно. 3. Некоторые кнопки на английском языке, что может путать пользователя пока он не привыкнет к назначению каждой кнопки. 4. Для настройки и подключения может понадобиться помощь специалиста. 5. На маленьком экране телефона неудобно просматривать информацию. 6. Чтобы настроить некоторые функции, нужно зайти в веб-интерфейс через компьютер. |
Софтфон
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
|
1. Широкий функционал. 2. Простая установка и настройка. 3. Быстрая и удобная навигация. 4. Удобно вносить информацию с помощью компьютерной клавиатуры. 5. Имеет минималистический и информативный интерфейс. 6. Звонок выполняется по одному клику. |
1. Зависимость от компьютера. 2. При высокой нагрузки ПК может тормозить и зависать. |
Софтфоном можно не только заменить стационарный телефон, но и значительно расширить возможности коммуникаций с клиентами. Если же использовать для звонков и софтфон, и IP-телефон, то эти средства будут хорошо дополнять друг друга.
Чтобы это самостоятельно проверить, подключите бесплатный тестовый доступ к виртуальной АТС на 14 дней и установите на свой компьютер софтфон. Кроме программы для звонков, вам будет доступны еще и другие функции виртуальной АТС.
Подписывайтесь и будьте в курсе последних новостей, и иновационных открытий
Рекомендуем
